Trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính và chuyển đổi số quốc gia, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, khai thác thông tin phục vụ lãnh đạo và công chúng.
Quản lý tài liệu thống nhất, liên thông từ cấp tỉnh đến cấp xã
Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản quy định chi tiết Luật Lưu trữ đồng thời có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2025 đã đặt nền móng pháp lý toàn diện cho việc quản lý tài liệu điện tử, đáp ứng yêu cầu triển khai các quyết sách đột phá, chiến lược của Trung ương về tổ chức lại chính quyền địa phương 2 cấp.
Theo ông Nguyễn Thanh Bình, Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ), việc quản lý tài liệu điện tử theo Luật Lưu trữ là động lực then chốt để ngành lưu trữ thực hiện mục tiêu xây dựng hạ tầng lưu trữ số đạt chuẩn quốc tế, ứng dụng công nghệ hiện đại và đảm bảo an ninh dữ liệu theo định hướng tại Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Triển khai kho lưu trữ số, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và kết nối với nền tảng số quốc gia là những bước đi thiết thực hiện thực hóa định hướng này.
Việc sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đặt ra yêu cầu mới đối với công tác lưu trữ. Hệ thống lưu trữ điện tử phải bảo đảm quản lý tài liệu thống nhất, liên thông từ cấp tỉnh đến cấp xã, giảm phụ thuộc vào nhân lực truyền thống và hỗ trợ điều hành linh hoạt hơn.
“Tài liệu điện tử giúp tiết kiệm chi phí, diện tích lưu trữ, giảm sử dụng giấy tờ, thân thiện hơn với môi trường, đồng thời tăng tính minh bạch, cải thiện dịch vụ công và hỗ trợ ra quyết định kịp thời”, ông Bình cho hay.
Theo ông Bình, cơ quan lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần đóng vai trò nòng cốt trong quản lý dữ liệu địa phương, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phù hợp với quy mô và nhu cầu phát triển. Việc triển khai đồng bộ hệ thống lưu trữ số là bước đi tất yếu để hiện thực hóa định hướng tại Nghị quyết 57-NQ/TW.
Ông Nguyễn Thanh Bình cũng cho biết, mặc dù khung pháp lý đã được thiết lập, việc triển khai quản lý tài liệu điện tử theo yêu cầu mới vẫn đối mặt với nhiều thách thức về hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực, vấn đề an ninh mạng và đồng bộ, kết nối dữ liệu. Nhiều địa phương, đặc biệt là cấp xã, còn thiếu hạ tầng số, trang thiết bị cần thiết cho việc triển khai số hóa và quản lý tài liệu số. Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng và yếu về chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt tại cấp huyện và cấp xã; thiếu kỹ năng về công nghệ thông tin và nghiệp vụ số hóa.
Bên cạnh đó là sự không thống nhất về tiêu chuẩn kỹ thuật giữa các hệ thống phần mềm hiện hành gây khó khăn cho việc tích hợp và liên thông theo chuẩn mới; việc chuyển đổi dữ liệu số hóa trước đây chưa theo chuẩn cũng là thách thức. Đầu tư cho chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ đòi hỏi nguồn kinh phí lớn, trong khi ngân sách địa phương còn eo hẹp. Nguy cơ rò rỉ dữ liệu và tấn công mạng đòi hỏi giải pháp bảo mật tiên tiến.
Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy
Thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương về một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả; Kết luận 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kết luận 137-KL/TW 2025 về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp…, nhiều cơ quan, đơn vị đã được kiện toàn, hợp nhất, giải thể hoặc điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. Để quá trình sắp xếp, bàn giao, tổ chức lại hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các cấp chính quyền địa phương được liên tục, thông suốt, hiệu quả có một phần trách nhiệm của những người quản lý nhà nước, quản lý trực tiếp và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã xác định: “Phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đang là yếu tố quyết định phát triển của các quốc gia; là điều kiện tiên quyết, thời cơ tốt nhất để nước ta phát triển giàu mạnh, hùng cường trong kỷ nguyên mới - kỷ nguyên vươn mình của dân tộc”. Một trong những nhiệm vụ của các bộ, ngành, địa phương hiện nay là triển khai các mục tiêu đặt ra tại Nghị quyết 57, ứng dụng khoa học công nghệ trong chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ và tổng hợp thông tin bảo đảm sử dụng và phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trước yêu cầu cấp bách nhằm bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, Bộ Nội vụ đã ban hành và chỉ đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành một số văn bản hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức các đoàn công tác trực tiếp làm việc, hướng dẫn các địa phương về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy. Một số địa phương đã chủ động ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức tập huấn về kiểm kê, đóng gói, bàn giao và các biện pháp bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trước khi có hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Để bảo đảm quản lý an toàn tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Bộ Nội vụ đề nghị quản lý tập trung, thống nhất, an toàn toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, nghe nhìn…) theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.
Các bộ, ngành, địa phương thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, giải quyết dứt điểm tài liệu tích đống, tồn đọng để nộp vào Lưu trữ lịch sử theo lộ trình quy định tại Điều 65 Luật Lưu trữ; thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số góp phần thực hiện thành công chiến lược chuyển đổi số quốc gia.
