Theo đó, công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Mỗi cán bộ đều phải có hồ sơ cán bộ đầy đủ, rõ ràng. Cán bộ mới được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ gốc cho cán bộ; bảo đảm mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị.
Hồ sơ cán bộ phải được lập, cập nhật, bổ sung đầy đủ, chính xác, kịp thời; quản lý, sử dụng thống nhất theo quy định; có sự phân cấp, phân quyền, phân công rõ cơ quan quản lý, người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể, bảo đảm phục vụ tốt công tác cán bộ và quản lý đội ngũ cán bộ.
Khi hồ sơ cán bộ bị thất lạc, hư hỏng hoặc dữ liệu điện tử bị mất, sai lệch, việc lập lại hồ sơ cán bộ phải được sự chỉ đạo trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ. Mọi tài liệu lập lại, dữ liệu phục hồi phải được cấp có thẩm quyền thẩm tra, xác minh đầy đủ, rõ ràng, theo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Kết hợp quản lý hồ sơ cán bộ giấy với hồ sơ cán bộ điện tử theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản bằng hồ sơ cán bộ điện tử khi đáp ứng đủ điều kiện, kỹ thuật và hạ tầng.
Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật, có phân quyền truy cập theo thẩm quyền; được kết nối liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ theo quy định. Việc sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử và hồ sơ giấy phải tuân thủ đúng quy định, bảo đảm đáp ứng yêu cầu của công tác cán bộ và quản lý cán bộ.
Hồ sơ cán bộ và dữ liệu hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ theo đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn thông tin mạng, lưu trữ và quản lý dữ liệu; nghiêm cấm truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch, hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng sai mục đích.
Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử theo quy định; thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.
Các thành phần cơ bản trong hồ sơ cán bộ theo Quy định số 211-QĐ/TW gồm: quyển lý lịch cán bộ; lý lịch tóm tắt; sơ yếu lý lịch; phiếu bổ sung lý lịch; các quyết định về nhân sự; các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá, xếp loại cán bộ; kê khai tài sản, thu nhập đối với trường hợp thuộc diện phải kê khai; các kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra liên quan đến cán bộ và các tài liệu khác theo quy định.
Quy định số 211-QĐ/TW nêu rõ quy trình quản lý hồ sơ cán bộ và quản lý hồ sơ cán bộ điện tử. Quy định cũng xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm trong việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ; trách nhiệm của cán bộ kê khai.
Việc ban hành Quy định này tạo cơ sở để chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong toàn hệ thống chính trị, đồng thời từng bước chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang quản lý dựa trên dữ liệu số.
Đặc biệt, yêu cầu về chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, ghi nhận nhật ký điện tử, bảo đảm an toàn, bảo mật và kết nối, liên thông dữ liệu sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, phục vụ hiệu quả hơn công tác tổ chức, cán bộ trong tình hình mới.
Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký (7/8/2026). Quy định này bãi bỏ Quy chế số 01-QCTC/TW, ngày 07/11/1997 của Ban Tổ chức Trung ương và các quy định, văn bản khác về lý lịch, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức không còn phù hợp với Quy định này.
Hồ sơ cán bộ kê khai và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận trước thời điểm ban hành Quy định này vẫn còn giá trị pháp lý. Cán bộ không phải kê khai lại Quyển lý lịch cán bộ (LLCB-2a/TW-2026) trừ trường hợp tuyển dụng mới hoặc cấp có thẩm quyền yêu cầu kê khai, xác minh lại theo quy định.
Việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ cán bộ giấy sang quản lý hồ sơ cán bộ điện tử được thực hiện theo lộ trình, điều kiện kỹ thuật, hạ tầng, bảo mật, an toàn thông tin và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; trong thời gian chuyển tiếp, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phải bảo đảm thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử...
