Sáng 9/4, tại Hà Nội, Phó Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Khắc Định, Trưởng Ban Chỉ đạo chuyển đổi số của Quốc hội chủ trì Hội nghị hướng dẫn sử dụng thử nghiệm một số hệ thống phần mềm công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyển đổi số của Quốc hội.
Tại Hội nghị, các đại biểu đã được nghe đại diện Tập đoàn Viettel giới thiệu về phần mềm công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyển đổi số của Quốc hội như các luồng nghiệp vụ cơ bản, tra cứu văn bản, phân cấp, phân quyền trong xử lý văn bản...
Theo Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Lê Quang Tùng, việc chuyển đổi từ giấy sang điện tử sẽ gặp phải một số khó khăn, đòi hỏi mỗi người cần thường xuyên cập nhật phần mềm. Hệ thống phần mềm bảo đảm đồng bộ, thân thiện, theo đúng quy trình của Quốc hội và áp dụng được cho các cơ quan của Quốc hội.
Ông Lê Quang Tùng cho biết trong quá trình thử nghiệm, nếu phát hiện lỗi hay vướng mắc, Văn phòng Quốc hội sẽ phối hợp với Tập đoàn Viettel kịp thời cập nhật, hoàn thiện phần mềm, hạn chế tối đa việc sử dụng giấy.
Các đại biểu cũng tập trung trao đổi về quy trình nghiệp vụ trong công tác xử lý văn bản; tính đặc thù của Quốc hội trong xử lý văn bản; phân loại và cá thể hóa công tác xử lý văn bản của Quốc hội; cá thể hóa trách nhiệm từng khâu trong xử lý văn bản...
Thông tin về một số hệ thống phần mềm đã được thí điểm, đang được hoàn chỉnh, chuẩn bị nghiệm thu, Phó Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Khắc Định nhận định bước đầu, các phần mềm có nhiều điểm mới, hệ thống thiết kế được vận hành để xử lý văn bản thay vì văn bản giấy; tuy nhiên, số người tham gia và hiệu quả còn chưa cao.
"Hệ thống phần mềm phải trả lời được các câu hỏi như có bao nhiêu văn bản được gửi đến, đã được xử lý và còn bao nhiêu văn bản tồn đọng," Phó Chủ tịch Quốc hội gợi mở; đồng thời đề nghị có quy trình theo dõi và xử lý các công việc.
Nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của dữ liệu trong công tác chuyển đổi số của Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội lưu ý cần chú trọng xây dựng cơ sở dữ liệu. Các cán bộ, công chức, viên chức tập trung theo dõi, "đặt đầu bài" chuyên môn để phần mềm được thiết kế phù hợp, bảo đảm thống nhất, "có đa dạng và có đặc thù," tiến tới hạn chế công văn, giấy tờ; đồng thời tổ chức lại quy trình công việc, quy trình số phải thật sự khác biệt.
Đánh giá cao Văn phòng Quốc hội đã tích cực phối hợp với Tập đoàn Viettel triển khai được một số hệ thống phần mềm công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyển đổi số của Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội đề nghị Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Quốc hội, Văn phòng Quốc hội thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn bản, tiến tới bỏ văn bản giấy, nhất là giấy mời họp, tài liệu phát hành trong nội bộ Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban; tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu. Các tài liệu phải được cập nhật trong hệ thống phần mềm.
Phó Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Khắc Định nhấn mạnh cần tiếp tục nghiên cứu, góp ý, đặt đề bài để thiết kế phần mềm đặc thù cho mỗi cơ quan, đơn vị. Văn phòng Quốc hội khẩn trương phối hợp với Tập đoàn Viettel, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoàn thiện quy trình xử lý công việc trên môi trường số.
Văn phòng Quốc hội phân công đầu mối phân văn bản trong toàn khối Quốc hội. Những văn bản liên quan đến nhiều cơ quan, phải xin ý kiến lãnh đạo để phân công, giao nhiệm vụ. Mỗi cơ quan có một đầu mối tiếp nhận văn bản; đồng thời cần quy định rõ thời hạn xử lý văn bản đối với từng cấp.
Bên cạnh đó, Phó Chủ tịch Quốc hội yêu cầu tiếp tục hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản gắn với phân quyền phù hợp với từng chuyên viên, cán bộ, lãnh đạo; hoàn thiện chữ ký số. Văn phòng Quốc hội phối hợp với Tập đoàn Viettel và một số bộ, đơn vị... để nghiên cứu phần mềm trợ lý ảo hỗ trợ công việc của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội. Văn phòng Quốc hội bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác cơ sở dữ liệu, số hóa các tài liệu hiện có.
"Việc hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản phải vừa làm, vừa rút kinh nghiệm, khắc phục hạn chế trong xử lý văn bản hàng ngày, tiếp tục tập huấn để công tác xử lý văn bản trên môi trường số ngày càng trơn tru, hiệu quả," Phó Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Khắc Định lưu ý.
