Về thẩm quyền đăng ký khai tử, Luật Hộ tịch 2014 (có hiệu lực từ 2016) quy định: “UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử”.
Cũng theo luật Hộ tịch, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.
Người đi đăng ký khai tử phải nộp tờ khai theo mẫu quy định và Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
Ngay sau khi nhận các giấy tờ này, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử…
Bên cạnh đó, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định rõ các cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy báo tử hoặc văn bản tương đương. Cụ thể, với người chết tại cơ sở y tế thì thủ trưởng cơ sở y tế cấp giấy báo tử.
Người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình; đối với người bị tòa án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có hiệu lực của tòa án thay giấy báo tử.
Với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của cơ quan giám định pháp y thay giấy báo tử.
Riêng với người chết tại gia đình là nơi cư trú cuối cùng của người đó, giấy báo tử sẽ do UBND cấp xã nơi người đó chết cấp.
Như vậy, khi một công dân Việt Nam bị chết, người thân họ cần thu thập giấy báo tử hoặc văn bản tương đương rồi tới UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng để đăng ký khai tử.
Trường hợp người chết ở gia đình mình, người thân của người chết sẽ đề nghị UBND cấp xã nơi người đó chết cấp giấy báo tử rồi tiếp tục đề nghị UBND xã nơi cư trú cuối cùng (trường hợp này cũng là nơi người đó chết) đăng ký khai tử.
