Quản lý hồ sơ, sổ sách giáo viên bằng những loại giấy tờ được lưu trữ ở các nhà trường trong bối cảnh hiện nay có lẽ đã không còn phù hợp nữa vì công nghệ thông tin đang phát triển từng ngày, từng giờ…
Tuy nhiên, sau hàng loạt văn bản của Bộ Giáo dục hướng dẫn việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trường đến nay vẫn chưa mấy địa phương mặn mà để thay đổi thói quen này.
Điều đáng mừng nhất là ngày 14/12 vừa qua thì Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hồ Chí Minh đã có văn bản số 4147/GDĐT-TH về việc hướng dẫn sử dụng hồ sơ sổ sách điện tử trong các cơ sở giáo dục tiểu học.
Song hành cùng với ngành giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh thì Sở Giáo dục và Đào tạo Gia Lai đã thực hiện thí điểm việc duyệt giáo án điện tử cho giáo viên ở một số trường học.
 |
| (Ảnh minh họa: Báo Lao động) |
Các địa phương đã có đầy đủ cơ sở pháp lý để triển khai hồ sơ sổ sách điện tử
Trong những năm qua, ngành giáo dục đã nhiều lần ra văn bản hướng dẫn và có nhiều lần nhắc đến việc quản lý hồ sơ sổ sách điện tử ở các nhà trường nhưng mọi chuyện vẫn chưa được các địa phương triển khai đồng bộ.
Chẳng hạn như ngày 18/ 01/ 2019 thì Bộ đã ban hành Chỉ thị số 138/CT-BGDĐT về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường. Chỉ thị 138 đã hướng dẫn cụ thể:
“1. Giám đốc sở giáo dục và đào tạo, Trưởng phòng giáo dục và đào tạo và Hiệu trưởng nhà trường tuyệt đối không được quy định thêm hoặc yêu cầu giáo viên có thêm các loại hồ sơ, sổ sách ngoài những loại hồ sơ, sổ sách theo quy định tại Điều lệ hoặc Quy chế nhà trường do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
2. Giáo viên được phép chọn hình thức trình bày, viết tay hoặc đánh máy khi sử dụng các loại hồ sơ, sổ sách theo quy định.
Từng bước sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử thay cho các loại hồ sơ, sổ sách hiện hành theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường và khả năng thực hiện của giáo viên.
Việc sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử của giáo viên và nhà trường là minh chứng đánh giá tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin theo Điều 8 Thông tư số 14/2018/TT-BGDĐT ban hành Quy định chuẩn hiệu trưởng cơ sở giáo dục phổ thông và Điều 8 Thông tư số 20/2018/TT-BGDĐT ban hành Quy định chuẩn nghề nghiệp giáo viên cơ sở giáo dục phổ thông”.
Trong năm 2020 này, Bộ cũng đã ban hành 2 Thông tư, trong đó có hướng dẫn việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, đó là: Thông tư Số 28/2020/TT-BGDĐT Ban hành Điều lệ trường tiểu học; Thông tư Số 32/2020/TT-BGDĐT Ban hành Điều lệ trường trung học đã có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2020.
Ngoài cơ sở về pháp lý thì hiện nay các Sở, Phòng Giáo dục các địa phương đều có chuyên viên công nghệ thông tin, nhiều Sở còn có Phòng Công nghệ thông tin nhưng đa số lại chưa thể tham mưu, xây dựng kế hoạch triển khai sử dụng hồ sơ sổ sách điện tử cho các nhà trường.
Vì thế, các Ban giám hiệu nhà trường dưới cơ sở chưa dám triển khai, thực hiện việc quản lý hồ sơ, sổ sách điện tử ở đơn vị mình vì việc thanh tra, kiểm tra vẫn nặng vào hồ sơ sổ sách giấy lưu trữ qua hàng năm.
Nói gì thì nói, các trường học vẫn đang rất ngại chuyện thanh, kiểm tra hàng năm của cấp trên nên họ chưa dám đột phá việc quản lý hồ sơ sổ sách điện tử khi chưa có sự cho phép của Phòng, Sở Giáo dục
Sở Giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh cho phép giáo viên được sử dụng hồ sơ sổ sách điện tử
Việc Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hồ Chí Minh có văn bản số 4147/GDĐT-TH về việc hướng dẫn sử dụng hồ sơ sổ sách điện tử trong các cơ sở giáo dục tiểu học đang là những tín hiệu tích cực để giảm áp lực cho giáo viên.
Tại văn bản này, Sở đã có hướng dẫn cụ thể: Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, dạy học được sử dụng hồ sơ điện tử thay cho hồ sơ giấy đảm bảo công tác lưu trữ và có giá trị như hồ sơ giấy.
Việc sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy là khuyến khích không bắt buộc, tùy theo nguyện vọng của cán bộ quản lý và giáo viên.
Hồ sơ sổ sách điện tử được tạo ra bằng các ứng dụng thông dụng, được lưu trữ thuận tiện bằng nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng yêu cầu tra cứu, chia sẻ, kiểm tra nhanh vào mọi thời điểm…
Hồ sơ sổ sách điện tử được xây dựng theo đúng mẫu của hồ sơ giấy, khi cần thiết có thể in ra và đóng tập như hồ sơ giấy
Giáo viên có thể chuẩn bị kế hoạch bài dạy (giáo án), ghi chép nội dung sinh hoạt, hoạt động, thực hiện các loại hồ sơ sổ sách khác bằng các phương tiện công nghệ, sau đó lưu trữ dạng sổ, không phải in ra giấy.
Đối với kế hoạch bài dạy, cuối mỗi bài dạy cần có mục "rút kinh nghiệm" để cập nhật các nội dung cần thiết sau tiết dạy.
Việc lưu trữ hồ sơ sổ sách có thể lựa chọn nhiều giải pháp khác nhau, đảm bảo được việc khai thác nhanh chóng, tiện lợi, vào mọi thời gian, địa điểm luôn đảm bảo có khả năng dự phòng và kiểm tra sổ sách điện tử định kỳ được thực hiện qua công cụ hộp thư điện tử (email).
Như vậy, giáo viên tiểu học ở Thành phố Hồ Chí Minh có thể sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử và lưu trữ, gửi qua hộp thư của nhà trường. Điều này sẽ giải phóng cho giáo viên rất nhiều thời gian và đỡ lãng phí về tiền bạc.
Hy vọng, trong thời gian gần nhất, không chỉ là giáo viên tiểu học mà giáo viên các cấp học khác ở Thành phố Hồ Chí Minh, cũng như các địa phương khác cùng thực hiện hồ sơ, sổ sách điện tử để thuận tiện trong công việc hàng ngày.
Suy cho cùng, đa số các loại hồ sơ, sổ sách của giáo viên hiện nay cũng chỉ là những thủ tục hành chính mà thôi. Điều quan trọng nhất là giáo viên đó giảng dạy như thế nào cho học sinh ở trên lớp để đạt được hiệu quả mới là vấn đề cốt lõi nhất của người thầy.
Bởi, mỗi ngày có 24 tiếng đồng hồ, quỹ thời gian năm học đã được ấn định cụ thể hàng năm nên việc bớt áp lực hồ sơ, sổ sách thì giáo viên sẽ có thêm thời gian đầu tư cho chuyên môn của mình.
Ngược lại, nhà trường yêu cầu nhiều loại hồ sơ sổ sách, nhiều loại giấy tờ vô bổ thì đương nhiên giáo viên phải lo hoàn thành hồ sơ của mình và sẽ bớt đi thời gian đầu tư cho chuyên môn, cho những giờ dạy ở trên lớp
